1. PROPÓSITO

La presente política tiene como propósito establecer los lineamientos y directrices para el tratamiento, protección y gestión de los datos personales recolectados, almacenados, utilizados, transmitidos y/o suprimidos por HOGAR Y MODA S.A.S. en cumplimiento de la normatividad vigente en Colombia en materia de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, 1266 de 2008, 2300 de 2023 y sus decretos reglamentarios. Esta política busca garantizar la seguridad, privacidad, confidencialidad e integridad de la información de los titulares de los datos personales, asegurando que el tratamiento de los mismos se realice con criterios de legalidad, transparencia, acceso y circulación restringida. Asimismo, establece los procedimientos y responsabilidades en cuanto al acceso, actualización, rectificación y supresión de los datos personales, la gestión de incidentes de seguridad, la transmisión y transferencia de información a nivel nacional e internacional, y el tratamiento de datos personales en sistemas de videovigilancia. En este contexto, HOGAR Y MODA S.A.S. se comprometen a adoptar medidas técnicas, humanas, administrativas y jurídicas adecuadas para prevenir riesgos asociados al tratamiento de datos personales y garantizar el respeto de los derechos de los titulares, incluyendo el derecho fundamental a de Habeas Data y los demás derechos derivados de este.

2. ALCANCE

Esta política se aplicará a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de HOGAR Y MODA S.A.S., bien sea en calidad de responsables y/o como encargados del tratamiento, incluyendo, pero sin limitarse a quienes tienen relaciones legales, comerciales, jurídicas y/o laborales, o que pretendan tenerlas. Así mismo, esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento para todas las personas naturales o
jurídicas responsables de la administración de bases de datos personales, en especial para aquellos empleados, proveedores y contratistas que tienen acceso a información personal tratada por HOGAR Y MODA S.A.S..

3. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Base de datos personales: Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. Base de datos automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software. Base de datos no automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software. Custodio de la base de datos: Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de HOGAR Y MODA S.A.S. Dato personal: Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo. Dato personal privado: Son datos que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. Dato personal público: Son datos contenidos en registros públicos, como el estado civil, profesión u oficio, entre otros. Dato personal sensible: Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley. Dato personal semiprivado: Datos que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, cuyo conocimiento puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas (dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios). Encargado del tratamiento: Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable. Principios para el tratamiento de datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, Habeas Data y Protección de los Datos Personales con el derecho a la información. Propietario de la base de datos: En los procesos de negocios de HOGAR Y MODA S.A.S. es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos los gestiona y los tiene bajo su custodia. Responsable del tratamiento: Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento. Titular del dato personal: Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente. Transferencia internacional de datos personales: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión internacional de datos personales: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se efectúan sobre datos personales tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros. Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.

4. MARCO JURÍDICO

Las actividades de tratamiento y protección de datos personales se sujetarán a los dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, a la Ley 1581 de 2012, a la Ley 1266 de 2008, a la Ley 2300 de 2023 y a la Ley 1273 de 2009, a sus decretos reglamentarios y a las circulares y recomendaciones expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. INFORMACIÓN DE LOS RESPONSABLES Y DEL OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

HOGAR Y MODA S.A.S. es una empresa matriz que reúne un conjunto de empresas dedicadas a la generación, almacenamiento y comercialización, así como a la construcción de sistemas fotovoltaicos de pequeña, mediana y gran escala, en ese sentido, a fin de desarrollar adecuadamente su objeto social, HOGAR Y MODA S.A.S. podrá actuar por intermedio de sus filiales, las cuales también podrán realizar tratamiento de datos personales. En ese sentido, las empresas responsables del tratamiento podrán ser:
Razón Social HOGAR Y MODA S.A.S.
NIT 900.255.181-4
Dirección Carrera 50 # 52-22, Pasaje Astoria, Edificio Bermora. Medellín.
Teléfono 604 448 44 43.
Correo Electrónico proteccion@hogarymoda.com.co
Sitio Web https://hogarymoda.com.co/

6. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

HOGAR Y MODA S.A.S., al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una Autorización a los titulares por medio físico, electrónico, llamadas telefónicas, mensajería electrónica (WhatsApp), página web y otros medios alternativos necesarios con su debida prueba de autorización, informando sobre las finalidades específicas del tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento, los derechos que le asisten al titular, los canales dispuestos para la atención de los titulares y el lugar en el que pueden consultar la política de tratamiento y protección de datos personales. La autorización de los Titulares podrá manifestarse por: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas
inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización. Siempre y cuando de ser necesario se pueda verificar dicha autorización. HOGAR Y MODA S.A.S. conservarán la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de seguridad para la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

6.1. Situaciones En Las Que No Se Requiere La Autorización.
Atendiendo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, no es necesario que el titular autorice el tratamiento de sus datos personales a HOGAR Y MODA S.A.S. para:
• Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo, lo que se extiende a la ejecución del SAGRILAFT implementado por los responsables del tratamiento.
• Las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
• Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
• La información requerida por una autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales
o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos Sin embargo, por buenas prácticas relacionadas con el tratamiento de datos personales, HOGAR Y MODA S.A.S., sus filiales y/o aliados procurará contar con la autorización de los titulares incluso en los casos en los que no es legalmente requerida.
6.2. Revocatoria de la autorización.
El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a HOGAR Y MODA S.A.S. para un tratamiento con determinada finalidad, salvo cuando exista un deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, además de cualquier otra excepción contemplada por las Leyes, Decretos y demás normas jurídicas.
6.3. Aviso de Privacidad. Cuando no sea posible remitir al titular la política de privacidad HOGAR Y MODA S.A.S. podrán poner a disposición
de este un aviso de privacidad en donde se le informará de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Para la comunicación del aviso de privacidad se podrán emplear medios físicos (locativo edificio, archivos, carteles, volantes, avisos físicos en puntos de venta), informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología a

elección del responsable de según el grupo de personas cuyos datos personales se recaban, habrá un único modelo de aviso de privacidad, el cual corresponderá al siguiente: AVISO DE PRIVACIDAD HOGAR Y MODA S.A.S. En cumplimiento a lo establecido en el Régimen de Protección de Datos Personales, Ley 1581 de 2012, HOGAR Y MODA S.A.S (NIT No. 900.255.181-4), sus filiales y aliados comerciales, le manifiestan que su información personal ha sido incorporada a nuestras bases de datos y será almacenada bajo la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información con las medidas técnicas, administrativas y humanas de seguridad definidas para su recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de acuerdo con las finalidades contenidas en la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales que puede consultar en https://hogarymoda.com.co/. Usted podrá consultar, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales en los siguientes canales de comunicación: Teléfono: +57 604 448 44 43; Correo electrónico: protecciondatos@hogarymoda.com.co Sitio web: https://hogarymoda.com.co/; Dirección física: Carrera 50 #52-22, Pasaje Comercial Astoria, Edificio Bermora, Medellín, Antioquia. Adicionalmente se le informa que es facultativo y no obligatorio responder preguntas que versen sobre datos personales sensibles o de menores de edad.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.

Los datos personales recolectados por HOGAR Y MODA S.A.S. podrán ser utilizados para: Gestión de PQRSD; recepción y gestión requerimientos internos o externos sobre productos o servicios; fines históricos, científicos o estadísticos; relaciones comerciales en el exterior; procedimientos de autoridades judiciales y administrativos; envío y remisión de información corporativa o de comunicaciones a los titulares; transmisión y transferencia nacional e internacional de datos personales; administración de sistemas de información, gestión de claves y administración de usuarios; verificación de datos y referencias; custodia y gestión de información y bases de datos; gestión de riesgos; gestión de clientes; fidelización de clientes; gestión de cobros y pagos; gestión de facturación; histórico de relaciones comerciales; gestión tributaria y de recaudación; marketing, publicidad y prospección comercial; análisis de perfiles; encuestas de opinión; segmentación de mercados; venta a distancia; gestión de proveedores; gestión económica y contable; gestión fiscal; gestión de inventarios; histórico de relaciones comerciales.
Estas finalidades serán utilizadas de acuerdo con la relación que tenga cada titular con los responsables y/o encargados para el desarrollo de su objeto social.

8. DATOS PERSONALES UTILIZADOS PARA ACTIVIDADES DE PUBLICIDAD, MARKETING Y/O PROSPECCIÓN COMERCIAL.

La actividad de prospección comercial podrá realizarse por los medios que la compañía considere adecuados, tales como correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas telefónicas, procurando que estos se encuentren previamente autorizados y actualizados recientemente por el titular. Sin embargo, una vez utilizado un medio específico, no podrá utilizarse más de una vez por día y no podrá utilizarse otro medio diferente durante la misma semana. Adicionalmente, la actividad de prospección comercial no podrá realizarse en días y horarios que afecten la tranquilidad de los titulares, en ese sentido, deberá realizarse única y exclusivamente en los siguientes horarios:
A) De lunes a viernes entre las 7:00am y 7:00pm.
B) Sábados de 8:00am a 3:00pm.
C) Domingos y festivos está prohibido.
Antes de realizar actividades de prospección comercial por medio de mensajes de texto o correos electrónicos, deberá hacerse una verificación previa de los datos de contacto para asegurarse de no utilizar datos desactualizados o incorrectos que puedan afectar la privacidad y tranquilidad de terceras personas diferentes al titular. Así mismo, HOGAR Y MODA S.A.S. deberán cotejar los números telefónicos y los correos electrónicos que utilizarán con el Registro de Números Excluidos, a fin de evitar contactar a los consumidores en medios que hayan sido expresamente restringido realizando el respectivo registro en esta base de datos.
Durante las llamadas telefónicas deberán utilizarse guiones con el objetivo de verificar la identidad de la persona que se pretende contactar, realizando preguntas que actúen como filtro de seguridad con el objetivo de no otorgar información a terceras personas diferentes al titular y no autorizadas por este. En el correo electrónico, llamada telefónica o mensaje de texto se deberá identificar plenamente a la compañía
indicando que se trata de HOGAR Y MODA S.A.S. y se deberá indicar al titular de los datos personales cuáles son los medios para ejercer sus derechos. Cuando se trate de actividades de publicidad, marketing y/o prospección comercial el titular siempre tendrá derecho a revocar esta finalidad de la autorización inicial que otorgó para el tratamiento de sus datos personales, la cual no deberá negarse nunca y en consecuencia, deberá ser excluido de la base de datos dispuesta para tales fines.

9. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

La calidad de Responsable y Encargado del tratamiento de los datos personales otorga a estos unas obligaciones originadas en la Ley 1581 de 2012 para dar cumplimiento integral al Régimen General de Protección de Datos Personales.
9.1. Deberes de los Responsables.
Cuando HOGAR Y MODA S.A.S. o cualquier otra persona sujeta a esta política asuma la función de Responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir con los siguientes deberes, sin perjuicio de las disposiciones establecidas en la legislación vigente y en otras normas aplicables a su actividad, en especial:
A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
B. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
C. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
E. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
F. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
G. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
H. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
I. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
J. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
K. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
L. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
M. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
N. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
O. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9.2. Deberes de los Encargados.
Cuando HOGAR Y MODA S.A.S. o cualquier otra persona sujeta a esta política asuma la función de Encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir con los siguientes deberes, sin perjuicio de las disposiciones establecidas en la legislación vigente y en otras normas aplicables a su actividad, en especial:
A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
B. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
C. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
D. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
E. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
F. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
G. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
H. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
I. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
J. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
K. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
L. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10.DATOS PERSONALES SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD.

HOGAR Y MODA S.A.S., junto con sus filiales y aliados comerciales, prohíbe el tratamiento de datos personales de menores de edad, salvo que exista una autorización expresa por parte de sus representantes legales. En los casos en que se realice dicho tratamiento, se garantizará el respeto y la protección de los derechos prevalentes reconocidos en la Constitución Política, en concordancia con lo dispuesto en el Código de Infancia y Adolescencia.

La transmisión y transferencia internacional de los datos personales de menores de edad se encuentra totalmente prohibida, por lo tanto, no podrá realizarse aun cuando existan contratos o cláusulas de transmisión o transferencia internacional. Las bases de datos que contengan datos personales sensibles y de menores de edad deberán contar con medidas de seguridad con un mayor grado de rigurosidad a la protección estándar que pueda dársele a los demás datos personales.

11.DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de HOGAR Y MODA S.A.S. tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la Ley. El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal o la persona legal o convencionalmente autorizada. El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo para las siguientes personas:
• Causahabientes debidamente acreditados siempre que aporten el certificado de defunción del titular y el acto jurídico que demuestre la relación de parentesco con el titular (Registro civil de nacimiento, sentencia judicial, escritura pública o acta de conciliación).
• Representantes legales debidamente acreditados siempre que aporten el registro civil o el certificado de existencia y representación legal del titular.
• Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Terceros autorizados expresamente por el titular debidamente acreditados siempre que aporten la autorización por escrito, firmada y notariada (reconocimiento de contenido y firma del titular).
• Terceros autorizados expresamente por la Ley.
11.1. Derecho de acceso.
El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar y obtener información completa o parcial sobre sus datos personales, incluyendo el tratamiento que se les ha dado, la finalidad de dicho tratamiento, la localización de las bases de datos en las que se encuentran almacenados y cualquier transmisión, transferencia o cesión realizada respecto a estos.
11.2. Derecho de actualización.

El titular de los datos personales tiene la facultad de solicitar la actualización de su información cuando haya experimentado cambios o modificaciones, garantizando así la veracidad de los datos registrados.
11.3. Derecho de rectificación.
El titular de los datos personales podrá solicitar la corrección, modificación o ajuste de aquellos datos que sean incorrectos, incompletos o inexactos, con el fin de garantizar la veracidad, calidad y exactitud de la información personal contenida en las bases de datos.
11.4. Derecho de supresión. El titular de los datos personales tiene la facultad de solicitar la eliminación o cancelación de su información cuando esta resulte excesiva, irrelevante o cuando su tratamiento contravenga la normativa aplicable. No obstante, este derecho está sujeto a las excepciones establecidas por la Ley.
11.5. Derecho a la revocatoria del consentimiento.
El titular de los datos personales podrá retirar el consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos cuando lo considere necesario. Sin embargo, este derecho no aplicará en aquellos casos en los que la Ley establezca excepciones.
11.6. Derecho a presentar quejas, reclamos y/o a ejercer acciones judiciales. El titular de los datos personales tiene el derecho de interponer quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o ante la entidad competente, así como de presentar reclamaciones ante HOGAR Y MODA S.A.S. y ejercer las acciones legales pertinentes para la protección de su información personal.

12.PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE ACCESO, ACTUALIZACIÓN,

RECTIFICACIÓN O SUPRESIÓN.

A fin de garantizar el pleno ejercicio del derecho de Habeas Data, los titulares en su propio nombre podrán ejercer los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocatoria, o podrán hacerlo por intermedio de interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales. Por lo cual, HOGAR Y MODA S.A.S. adoptan el siguiente procedimiento: A. El titular de los datos personales, o la persona interesada en ejercer alguno de sus derechos, deberá acreditar su identidad mediante la presentación de una copia de su documento de identidad, ya sea en

formato físico o digital. En caso de que el titular actúe a través de un tercero, este deberá presentar un poder debidamente autenticado ante notario, dado que se trata del ejercicio del derecho fundamental al Habeas Data. El apoderado también deberá acreditar su identidad conforme a los requisitos establecidos.
B. Toda solicitud para el ejercicio de los derechos mencionados deberá contener la siguiente información:
• Nombre e identificación del titular del dato personal y, en su caso, de su representante.
• Petición clara y específica sobre la información requerida, ya sea acceso, actualización, rectificación, supresión o revocatoria del consentimiento.
• Cada solicitud deberá estar debidamente fundamentada para que el responsable pueda dar respuesta.
• Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
• Documentación de soporte en caso de que se requiera.
• Firma del titular o intermediario. Si la solicitud no cumple con los requisitos exigidos, el Responsable notificará al interesado dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción, otorgándole un plazo de hasta un (1) mes para subsanar la omisión. Transcurrido este tiempo sin que se presente la información requerida, se entenderá que el interesado ha desistido de su solicitud. HOGAR Y MODA S.A.S. podrán disponer de formularios físicos o digitales para facilitar la presentación de solicitudes, indicando si se trata de una consulta o un reclamo. C. Cuando se actúe en calidad de encargado del tratamiento, notificará al titular o interesado sobre esta condición y remitirá la solicitud al responsable del tratamiento, quien deberá dar respuesta a la consulta o reclamo. Además, enviará copia de dicha comunicación al titular o interesado, permitiéndole conocer la identidad del responsable y la entidad encargada de garantizar su derecho.
D. HOGAR Y MODA S.A.S. documentarán y almacenarán todas las solicitudes presentadas por los titulares o interesados, junto con sus respectivas respuestas, en cumplimiento de las normativas aplicables a la correspondencia de la organización.
E. Finalmente, antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para ejercer acciones legales, el titular de los datos o interesado deberá agotar previamente el procedimiento de consultas y/o reclamos establecidos en esta política.
12.1. Consultas.
El responsable y/o encargado tendrá hasta diez (10) días hábiles contados desde la recepción de la solicitud para dar respuesta a la consulta del titular.

Si en el caso de una consulta no es posible dar respuesta dentro del plazo inicial de diez (10) días, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de atención, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.
12.2. Reclamos.
El responsable y/o encargado tendrá hasta quince (15) días hábiles contados desde la recepción de la solicitud para dar respuesta al reclamo del titular. Si en el caso de un reclamo no es posible dar respuesta dentro del plazo inicial de quince (15) días, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de atención, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial. Cuando el reclamo se presente con fundamento en lo establecido en la Ley 1266 de 2008, especialmente por el incumplimiento obligacional y el eventual reporte negativo ante las centrales de riesgo, el titular podrá exonerarse de esta consecuencia jurídica en los siguientes casos:
• Secuestro
• Desaparición Forzada.
• Desplazamiento Forzado.
• Falsedad Personal (suplantación de identidad). Siempre que aporte copia de la denuncia penal realizada ante la Fiscalía General de la Nación en donde conste la relación detallada de los hechos objeto de denuncia y la tipificación del delito realizada por el funcionario competente.

12.3. Responsables De La Atención De Consultas Y Reclamos. El área de Experiencia, bajo la dirección del Oficial de Cumplimiento, será el responsable de atender las consultas y los reclamos de los titulares. Esta área será la encargada de radicar las solicitudes de los titulares cualesquiera que sea su naturaleza, además, gestionará la respuesta con la persona o área encargada de brindar la información requerida para resolver de fondo la solicitud y remitir la respuesta final al titular de los datos personales o, en su defecto, quien haya ejercido los derechos que le asisten al titular.
12.4. Responsables De La Atención A Requerimientos De Entidades Públicas.

El Oficial de Cumplimiento de forma directa y sin intermediación será el responsable de dar respuesta a los requerimientos de las entidades públicas en tanto impliquen la consulta de datos personales de terceros titulares. En caso de que el requerimiento involucre además otros aspectos jurídicos diferentes a los datos personales de los titulares, el Oficial de Cumplimiento podrá apoyarse del área Legal a fin de resolver de fondo los requerimientos de la entidad pública consultante. Cuando las entidades públicas soliciten acceso o entrega de datos personales contenidos en las bases de datos de HOGAR Y MODA S.A.S., se verificará la legalidad de la solicitud y la pertinencia de los datos requeridos en relación con la finalidad expresada por la autoridad. Además, se documentará la entrega de la información, garantizando que cumpla con los atributos de autenticidad, confiabilidad e integridad. Asimismo, se advertirá tanto al funcionario como a la entidad correspondiente sobre su deber de protección de estos datos. Finalmente, se informará a la autoridad solicitante acerca de las medidas de seguridad aplicables a los datos entregados y los riesgos asociados a su uso indebido o tratamiento inadecuado.

13.TÉRMINOS DE RETENCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.

En el tratamiento de datos personales realizado por HOGAR Y MODA S.A.S., la permanencia de los datos en sus sistemas de información dependerá de la finalidad para la cual fueron recolectados. Una vez cumplida dicha finalidad, HOGAR Y MODA procederá a su destrucción o devolución, según corresponda, o a su conservación conforme a lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas necesarias para evitar un tratamiento inadecuado. Para llevar un control respecto de la temporalidad de los datos personales tratados, HOGAR Y MODA S.A.S. adoptarán tablas de retención que indicarán por qué término se realizará el tratamiento de acuerdo con las finalidades y los tipos de datos almacenados en las bases de datos físicas y digitales.

14.DESTRUCCIÓN O BORRADO SEGURO DE LOS DATOS PERSONALES.

HOGAR Y MODA S.A.S. realizar la destrucción y el borrado seguro de los datos personales almacenados en bases de datos físicas y bases de datos digitales una vez cumplidos los propósitos para los cuales fueron recolectados en concordancia con las finalidades autorizadas por el titular. Para esto se adoptarán tablas de retención documental que indicarán cuál será el tiempo de almacenamiento de los datos personales de conformidad con el principio de temporalidad, almacenándolos de forma legítima por los periodos allí establecidos. Una vez cumplido el tiempo indicado en las tablas de retención documental, se realizará el borrado seguro de los datos personales atendiendo a la naturaleza de la base de datos. Para las bases de datos físicas se realizará destrucción y trituración mecánica de los documentos que contengan información personal, por su parte, para las bases de datos digitales se realizará sobreescritura de la información garantizando que no sea posible su acceso o consulta. En todo caso, HOGAR Y MODA S.A.S. guardarán la información personal que por obligación legal o reglamentaria le corresponda y durante el tiempo que las normas jurídicas determinen.

15.TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA NACIONAL E INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

15.1. Transmisión y Transferencia Nacional. HOGAR Y MODA S.A.S. podrán realizar transmisión y transferencia nacional de los datos personales de los titulares siempre que se cumplan como mínimo las siguientes condiciones:
A. Que los datos personales sean transmitidos o transferidos para el desarrollo de una operación comercial legal y legítima entre los responsables o entre el responsable y el encargado.
B. Que las partes firmen un contrato escrito en el que se determine la relación comercial entre las partes.
C. Que en el contrato celebrado se establezca una cláusula de tratamiento y protección de datos personales en la que la otra parte se comprometa a dar cumplimientos al Régimen General de Protección de Datos Personales, así como a las políticas y lineamientos de HOGAR Y MODA S.A.S..
15.2. Transmisión y Transferencia Internacional. La transferencia y transmisión de datos personales hacia países que no garanticen niveles adecuados de protección están prohibidas. Se consideran países seguros aquellos que cumplan con los estándares establecidos
por la Superintendencia de Industria y Comercio.
De manera excepcional, HOGAR Y MODA S.A.S. podrán realizar transferencias y transmisiones internacionales de
datos personales en los siguientes casos:
A. Cuando el titular del dato personal haya otorgado una autorización previa, expresa e inequívoca.
B. Cuando la transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato en el que el titular y HOGAR Y MODA S.A.S. actúen como partes o cuando HOGAR Y MODA S.A.S. sean los encargados del tratamiento.
C. En el caso de transferencias bancarias y bursátiles conforme a la normativa aplicable.
D. Cuando la transferencia de datos se realice en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.
E. Si la transferencia es exigida legalmente para salvaguardar un interés público.

En cualquier transferencia o transmisión internacional de datos personales, previo al envío o recepción de los mismos, HOGAR Y MODA S.A.S. suscribirán las cláusulas, acuerdos o contratos necesarios que definan las obligaciones, responsabilidades y deberes de las partes involucradas, así como la posibilidad de auditar y supervisar al receptor de los datos personales respecto del cumplimiento de sus obligaciones en materia de datos personales. El área Legal será la encargada de evaluar los acuerdos o contratos que puedan implicar la transferencia o transmisión internacional de datos personales, en consecuencia, deberán coordinar con el Oficial de Cumplimiento lo requerido para dar un adecuado tratamiento y protección a los datos personales que serán transferidos o transmitidos por fuera del país. Por su parte, será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento efectuar las consultas necesarias ante la Superintendencia de Industria y Comercio con el fin de verificar si el país
de destino cumple con los requisitos para ser considerado un “país seguro” en materia de protección de datos.

16.SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

HOGAR Y MODA S.A.S. cuenta con un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información que permite salvaguardar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los datos personales que son recolectados, tratados y suprimidos en virtud de las operaciones que realizan las compañías. En consecuencia, se cuenta con una Política de Seguridad de la Información que integra todos los lineamientos y procedimientos relativos a la protección de la información, dentro de la cual se incluye la información personal. De esta forma se garantiza contar con medidas de seguridad informática sólidas que aseguren el cumplimiento de los deberes de los responsables y encargados en relación con los datos personales tratados por HOGAR Y MODA S.A.S..

17.REPORTES DE INCIDENTES DE SEGURIDAD QUE PUEDAN COMPROMETER DATOS PERSONALES.

HOGAR Y MODA S.A.S. cuenta con un procedimiento para la gestión de los incidentes de seguridad, la cual permite identificar, reportar, evaluar, gestionar, documentar y sancionar los incidentes de seguridad que afecten la información de las compañías, en especial cuando se trate incidentes que afecten o pongan en riesgos los datos personales almacenados. En estos últimos casos, el Oficial de Cumplimiento deberá reportar en el Registro Nacional de Bases de Datos la ocurrencia del incidente indicando la base de datos y la cantidad de titulares afectados, además de la información complementaria que para tal efecto requiera la Superintendencia de Industria y Comercio. Los incidentes de seguridad que deban reportarse a la Superintendencia de Industria y Comercio deberán ser registrados por el Oficial de Cumplimiento en el Registro Nacional de Bases de Datos dentro de los quince (15)

días hábiles siguientes al día en que este fue puesto en conocimiento del área de TI y/o del Oficial de Cumplimiento.

18.TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES MEDIANTE CIRCUITOS CERRADOS DE TELEVISIÓN (CCTV).

Las imágenes y videos captados por los sistemas de videovigilancia de HOGAR Y MODA S.A.S. serán utilizados exclusivamente para fines de seguridad, control de acceso, vigilancia y protección de bienes y personas, así como para la prevención y detección de actividades ilícitas o incidentes de seguridad dentro de las instalaciones. Para garantizar que los titulares de los datos conozcan el uso de las cámaras de seguridad, se implementarán avisos visibles en las zonas vigiladas. Dichos avisos indicarán de manera clara:
• La existencia de un sistema de videovigilancia.
• La identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento.
• La finalidad del tratamiento de los datos.
• Los derechos de los titulares de los datos y el acceso a la política de tratamiento de información. A fin de dar cumplimiento a los anteriores requisitos, se integrará un aviso de privacidad con el aviso de videovigilancia que contendrá toda la información antes mencionada. El acceso a las imágenes será restringido y solo podrá realizarse por personal autorizado, salvo requerimiento por parte de autoridades competentes en ejercicio de sus funciones. No se permitirá la divulgación de las imágenes a terceros sin una autorización legal o expresa del titular. Para los datos personales captados por medio de sistemas de videovigilancia y circuitos cerrados de televisión (CCTV), se respetarán igualmente los derechos de consulta, actualización, rectificación y supresión de la información personal, sin embargo, en caso de que el titular solicite el acceso a las imágenes, se garantizará la protección de los derechos de terceros mediante medidas que permitan anonimizar las imágenes que hayan sido recolectadas sobre terceras personas.

19.REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD).

HOGAR Y MODA S.A.S., en su calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, inscribirá y actualizará cada una de sus bases de datos personales en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a su actividad empresarial.

Dentro del RNBD, HOGAR Y MODA S.A.S. deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

A. Registrar todas las bases de datos personales incluidas en sus sistemas de información.
B. Garantizar que el proceso de inscripción cumpla con todos los requisitos exigidos en el Decreto 886 de 2014, o en las normas que lo sustituyan o modifiquen.
C. Actualizar anualmente la información registrada, incorporando los cambios efectuados en las bases de datos, de acuerdo con las exigencias normativas y para efectos de auditoría y supervisión por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
D. Documentar en este registro cualquier incidente de seguridad que afecte alguna de las bases de datos personales registradas.
E. Solicitar ante la Superintendencia de Industria y Comercio la cancelación de cualquier base de datos personales, justificando los motivos y detallando las medidas técnicas implementadas para su eliminación.

20.ENFOQUE BASADO EN RIESGOS (EBR).

HOGAR Y MODA S.A.S. por medio de su Oficial de Cumplimiento deberán implementar un Enfoque Basado en Riesgos (EBR) que permita identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos asociados a las operaciones de tratamiento y protección de datos personales teniendo en cuenta la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento. Por consiguiente, se contará con una Matriz de Riesgos y un Mapa de Calor que permita consolidar la información de los riesgos gestionados en las operaciones de tratamiento identificando como mínimo:

A. La identificación de los riesgos asociados a las operaciones de tratamiento.
B. Las causas de los riesgos identificados.
C. Los factores de riesgo.
D. El riesgo inherente.
E. Los controles implementados para mitigar los riesgos.
F. El riesgo residual.
G. La valoración cuantitativa de la gestión de los riesgos. Con base en esto, HOGAR Y MODA S.A.S. realizarán por medio de su Oficial de Cumplimiento una Evaluación de Impacto de Privacidad en las operaciones que impliquen un tratamiento masivo de datos personales a fin de
establecer la viabilidad de la operación, las medidas de seguridad adecuadas y la asignación de roles y responsabilidades para respetar y garantizar los derechos de los titulares.

21.SANCIONES POR EL INCUMPLIMIENTO A LAS DISPOSICIONES RELATIVAS AL PROGRAMA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

21.1. Sanciones Disciplinarias.

Cuando los trabajadores incumplan las disposición legales, reglamentarias, contenidas en circulares o internas relativas al Programa de Tratamiento y Protección de Datos Personales, tal conducta constituirá una falta en los términos del Reglamento Interno de Trabajo, para lo cual podrán aplicarse cualquiera de las sanciones allí previstas, las cuales pueden ser las siguientes:
A. Llamado de atención por escrito.
B. Suspensión hasta por siete (7) días.
C. Terminación del contrato con justa causa. La sanción será aplicada de acuerdo con la gravedad, las circunstancias de ocurrencia, el riesgo y el daño que ocasione la falta, recurriendo a lo previsto en el cuadro de Faltas y Sanciones.
21.2. Sanciones Contractuales
En el caso de proveedores y/o contratistas contratados por HOGAR Y MODA S.A.S., la violación de esta norma será considerada una falta grave y podrá dar lugar a la terminación del contrato, sin perjuicio de otras acciones legales como medidas penales y/o indemnizatorias. Los contratos con proveedores que involucren datos personales incluirán cláusulas sobre los posibles perjuicios que HOGAR Y MODA S.A.S. puedan sufrir por sanciones o multas impuestas por las autoridades debido a la omisión, negligencia o imprudencia del proveedor.
21.3. Sanciones Legales.
Se prohíbe cualquier tratamiento de datos personales que pueda constituir cualquiera de las conductas sancionadas por la Ley 1273 de 2009 sobre delitos informáticos, salvo que exista autorización expresa del titular y/o de HOGAR Y MODA S.A.S., según el caso. En este sentido, el Responsable por medio del Oficial de Cumplimiento realizará la respectiva denuncia cuando la conducta de cualquiera de sus empleados, contratistas, proveedores o cualquier persona en general constituya un delito de conformidad con la legislación penal vigente, así mismo, colaborará con las autoridades para el buen funcionamiento de la administración de justicia.

22. RESTRICCIONES RESPECTO DEL USO DE ESTA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales es de uso exclusivo de HOGAR Y MODA S.A.S., por lo que se prohíbe su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción o cualquier otro uso por parte de terceros, en respeto a la propiedad intelectual de sus creadores y por razones de seguridad de la información.